Удаленная работа в период коронавируса: рекомендации руководителю
Удаленная работа в период коронавируса: рекомендации руководителю
Регионы вновь вводят ограничения из-за коронавируса и переводят работников на удаленку. Мы собрали самые частые вопросы, которые возникают при ограничениях, и ответили на них в рекомендациях ниже.
С 1 января 2021 года удаленную работу приравняли к дистанционной (абз. 3 п. 1 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 № 407-ФЗ, далее – Закон № 407-ФЗ).
До 1 января Минтруд в письме выделял удаленную работу как отдельную форму работы на дому. Таким образом, были 2 отдельные формы – удаленная и дистанционная работа. Но ТК РФ такую форму, как удаленная работа, никак не регулировал.
Временно переведите сотрудников на дистанционную работу. | По решению региональных или муниципальных властей временно переведите сотрудников на дистанционную работу в связи с коронавирусом. Для этого издайте приказ и в нем укажите:
порядок организации работы на дому: срок перевода, график, способы обмена информацией о производственных заданиях и их выполнении, возможность использования ресурсов организации на дому; оборудование и средства, которые передаете сотрудникам для дистанционной работы. |
Подготовьте положение об организации дистанционной работы. | Порядок организации временной дистанционной работы в исключительных случаях нужно прописать в положении об организации дистанционной работы на период коронавируса. В нем укажите:
срок перевода, способы обмена информацией о производственных заданиях и их выполнении, возможность использования ресурсов организации на дому. |
Подготовьте приказ о переводе сотрудников на дистанционную работу. | Подготовьте приказ о переводе сотрудников на дистанционную работу на период коронавируса в свободной форме. В нем укажите:
срок перевода; список сотрудников и их должности; объем работы; оборудование и средства, которые выдали сотрудникам для работы в дистанционном режиме. |
Составьте дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе персонала на дистанционную работу. | Для временного перевода сотрудников на дистанционную работу в связи с коронавирусом, заключать дополнительное соглашение к трудовому договору с работником не нужно. Правило работает, если есть решение властей о переводе сотрудников на удаленку.
Достаточно издать приказ и ознакомить с ним сотрудников, в том числе с помощью обмена документами в электронном виде. При этом в организации должен быть локальный акт, который регулирует порядок организации временной дистанционной работы в исключительных случаях. |
Как прекратить дистанционный режим работы из-за коронавируса. | Чтобы прекратить дистанционный режим работы из-за коронавируса и вернуть сотрудников в офис, издайте приказ о прекращении временного режима дистанционной работы. В приказе укажите дату, с которой сотрудники должны выйти на работу в офис.
|
Заявление сотрудника об установлении режима дистанционной работы. | Если инициатором перевода на дистанционную работу выступает сотрудник, то он должен написать заявление. В нем сотрудник должен указать:
наименование работодателя; свои Ф. И. О. и должность; причины перевода; срок временной дистанционной работы, такой период не сможет превышать шесть месяцев; дату перевода; дату заявления и подпись. |
Согласие сотрудника на перевод его на дистанционную работу. | Если есть решение властей о переводе сотрудников на удаленку в условиях пандемии коронавируса, то получать согласие сотрудника на перевод его на дистанционную работу, не нужно (абз. 14 п. 6 ст. 1 Закона № 407-ФЗ).
|
Правила охраны труда при переводе на дистанционную работу. | При переводе сотрудников на дистанционную работу нужно ознакомить их с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, которые рекомендовали или предоставили. В этом случае проведите работникам инструктаж по охране труда при работе с оборудованием и средствами. Ознакомить сотрудника с правилами можно, например, путем обмена с ним электронными документами (абз. 6 п. 6 ст. 1 Закона № 407-ФЗ).
|
Электронный документооборот с сотрудниками, переведенными на дистанционную работу. | Стороны вправе обмениваться документами в электронном виде. В отдельных случаях работодатель должен использовать усиленную квалифицированную электронную подпись, а работник – аналогичную или усиленную неквалифицированную электронную подпись. Такие подписи нужны, чтобы заключить, изменить или расторгнуть:
дополнительные соглашения к трудовому договору; договор о материальной ответственности; ученический договор. |
Использование УКЭП в трудовых отношениях. | Использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) работодатель должен в трудовых отношениях с дистанционными работниками только в отдельных случаях (абз. 2 п. 3 ст. 1 Закона № 407-ФЗ). В отношении других сотрудников трудовое законодательство применение электронной подписи не предусматривает.
дополнительные соглашения к трудовому договору; договор о материальной ответственности; ученический договор. Обратите внимание! 24 апреля Президент подписал закон, который в качестве эксперимента разрешил работодателям и сотрудникам обмениваться документами в электронной форме, в том числе заключать трудовой договор и договор о материальной ответственности. Но участниками эксперимента не могут быть дистанционные работники (п. 3 ст. 3 Федерального закона от 24.04.2020 № 122-ФЗ). |
Порядок возмещения сотруднику расходов на выполнение дистанционной работы. | Порядок, размер и сроки выплаты компенсаций и расходов нужно прописать в трудовом договоре или соглашении к нему, коллективном договоре, локальном нормативном акте с учетом мнения профсоюза (абз. 5 п. 6 ст. 1 Закона № 407-ФЗ).
Например, в трудовом договоре можно прописать, что работодатель обязуется: возмещать расходы на интернет, мобильную связь на основании отчетных документов, которые представит работник, – чеков, квитанций;выплатить компенсацию за использование личного оборудования, технических и иных средств для выполнения трудовой функции. – оборудование, например, компьютер, принтер; – программно-технические средства, например, «1С»; – средства защиты информации, например, антивирусные программы. Например, работник вправе потребовать от работодателя компенсацию за износ, амортизацию компьютера (ст. 188 ТК). Возмещение расходов. Во время дистанционной работы сотрудники несут затраты на электроэнергию, интернет и мобильную связь. При этом работник использует интернет, телефонную связь, электроэнергию не только для рабочих, но и для личных целей. Поэтому работнику нужно из счетов на оплату этих услуг рассчитать и согласовать с работодателем сумму, которая приходится на рабочее время.Внимание! Даже если в трудовом договоре нет условия о компенсации расходов, сотрудник все равно имеет право на выплату. Основанием для отказа может быть только условие трудового договора, в котором прямо указано, что подобные расходы работодатель работнику не компенсирует. Если такого условия нет, работодатель должен заплатить сотруднику компенсацию. Если не заплатить, работник вправе обратиться в трудовую инспекцию или суд.организации – от 30 до 50 тыс. руб. или приостановка деятельности до 90 суток (ст. 5.27 КоАП РФ). |
Оформление прогула за отсутствие сотрудника на рабочем месте при дистанционной работе из-за коронавируса. | Чтобы уволить дистанционного сотрудника за прогул, нужно доказать, что его не было на рабочем месте или там, где работник должен находиться, больше 4-х часов подряд. В условиях эпидемии доказать прогул сложно, поскольку дистанционные сотрудники находятся дома. В этом случае сотрудника можно наказать за недоступность по определенным трудовым договором каналам связи в целях получения заданий от работодателя, а также за неполучение работодателем результатов дистанционной работы. Но не за прогул (ст. 192, 193 ТК РФ).
С 1 января 2021 года работника можно уволить, если он без уважительной причины не выходит на связь больше 2-х рабочих дней подряд. Исключение – работодатель установил более длительный срок в коллективном договоре, локальном акте, трудовом договоре или в допсоглашении к нему (абз. 8 п. 6 ст. 1 Закона № 407-ФЗ). Внимание! Работника нельзя уволить за отсутствие на рабочем месте, если он по согласованию с работодателем выполнял свои трудовые обязанности дистанционно. Если работник трудится в новых условиях по поручению работодателя, то считается, что стороны по факту договорились об изменении трудового договора. Поэтому соглашение нужно считать заключенным (определение Верховного суда от 16.09.2019 № 5-КГ19-106). |
Особенности увольнения сотрудников на дистанционной работе. | Работодатель вправе уволить дистанционного сотрудника по общим основаниям, как и любого другого сотрудника организации (ст. 77 ТК РФ). Кроме этого, дистанционного сотрудника можно уволить еще в 2-х случаях:
когда сотрудник, работающий на дистанционке постоянно, переехал в другую местность и больше не может трудиться на прежних условиях. Издайте приказ о прекращении трудового договора о дистанционной работе по форме Т-8, которую утвердило постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1. В основании приказа укажите положение статьи ТК РФ, по которой происходит увольнение. Направьте работнику приказ в электронном виде. Затем в течение 3-х рабочих дней с даты увольнения направьте копию приказа об увольнении по почте заказным письмом с уведомлением. Внесите в сведения о трудовой деятельности информацию об увольнении работника (форма СЗВ-ТД). Вышлите работнику по почте заказным письмом с уведомлением бумажную копию приказа в день увольнения, а также трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности (ч. 4, 6 ст. 84.1 ТК, абз. 8 п. 6 ст. 1 Закона № 407-ФЗ). |