Удаленная работа в период коронавируса: рекомендации руководителю

 
28.10.2021

Удаленная работа в период коронавируса: рекомендации руководителю

Регионы вновь вводят ограничения из-за коронавируса и переводят работников на удаленку. Мы собрали самые частые вопросы, которые возникают при ограничениях, и ответили на них в рекомендациях ниже.

 С 1 января 2021 года удаленную работу приравняли к дистанционной (абз. 3 п. 1 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 № 407-ФЗ, далее – Закон № 407-ФЗ).

До 1 января Минтруд в письме выделял удаленную работу как отдельную форму работы на дому. Таким образом, были 2 отдельные формы – удаленная и дистанционная работа. Но ТК РФ такую форму, как удаленная работа, никак не регулировал.

Временно переведите сотрудников на дистанционную работу.

По решению региональных или муниципальных властей временно переведите сотрудников на дистанционную работу в связи с коронавирусом. Для этого издайте приказ и в нем укажите:
списки сотрудников, которые будут работать из дома;
порядок организации работы на дому: срок перевода, график, способы обмена информацией о производственных заданиях и их выполнении, возможность использования ресурсов организации на дому;
оборудование и средства, которые передаете сотрудникам для дистанционной работы.
По согласованию с работодателем сотрудники вправе использовать свое или арендованное оборудование и другие средства для работы. В этом случае работодатель обязан возмещать сотрудникам затраты, а также компенсировать другие расходы, которые связаны с дистанционной работой.
Сотрудников, которые попали в список удаленщиков, ознакомьте с приказом. При этом вносить изменения в трудовой договор не нужно.
С 1 января 2021 года в организации должен быть локальный акт, который регулирует временный перевод на удаленку в исключительных случаях. Локальный акт нужно принять с учетом мнения профсоюза, если он есть.

Подготовьте положение об организации дистанционной работы.

Порядок организации временной дистанционной работы в исключительных случаях нужно прописать в положении об организации дистанционной работы на период коронавируса. В нем укажите:
список сотрудников,
срок перевода,
способы обмена информацией о производственных заданиях и их выполнении,
возможность использования ресурсов организации на дому.

Подготовьте приказ о переводе сотрудников на дистанционную работу.

Подготовьте приказ о переводе сотрудников на дистанционную работу на период коронавируса в свободной форме. В нем укажите:
основание для перевода, например, акт региональной или муниципальной власти о введении режима повышенной готовности;
срок перевода;
список сотрудников и их должности;
объем работы;
оборудование и средства, которые выдали сотрудникам для работы в дистанционном режиме.

Составьте дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе персонала на дистанционную работу.

Для временного перевода сотрудников на дистанционную работу в связи с коронавирусом, заключать дополнительное соглашение к трудовому договору с работником не нужно. Правило работает, если есть решение властей о переводе сотрудников на удаленку.
Достаточно издать приказ и ознакомить с ним сотрудников, в том числе с помощью обмена документами в электронном виде. При этом в организации должен быть локальный акт, который регулирует порядок организации временной дистанционной работы в исключительных случаях.

Как прекратить дистанционный режим работы из-за коронавируса.

Чтобы прекратить дистанционный режим работы из-за коронавируса и вернуть сотрудников в офис, издайте приказ о прекращении временного режима дистанционной работы. В приказе укажите дату, с которой сотрудники должны выйти на работу в офис.
Если переводили сотрудников по допсоглашению, то пропишите в приказе, что условия соглашений утрачивают силу. Выполните такие действия, если в допсоглашении есть период его действия или конкретный срок, который закончился.
Если срока нет, следовательно, работник перешел на такой дистанционный режим на постоянной основе. В этом случае сотрудник и работодатель должны оформить допсоглашение к трудовому договору. В нем нужно зафиксировать новые условия работы (ст. 72 ТК РФ).
С приказом ознакомьте работников. Поскольку все сотрудники временно работают удаленно, ознакомить их с приказом под подпись не получится. Поэтому направьте приказ на адрес рабочей почты сотрудников с уведомлением о прочтении. В письме укажите дату, с которой сотрудники должны приступить к работе в офисе. Приложите к письму приказ. Дополнительно позвоните каждому сотруднику и сделайте СМС-рассылку на номера телефонов.

Заявление сотрудника об установлении режима дистанционной работы.

Если инициатором перевода на дистанционную работу выступает сотрудник, то он должен написать заявление. В нем сотрудник должен указать:
должность и имя руководителя;
наименование работодателя;
свои Ф. И. О. и должность;
причины перевода;
срок временной дистанционной работы, такой период не сможет превышать шесть месяцев;
дату перевода;
дату заявления и подпись.
Организация вправе отказать сотруднику в удаленной работе. Но если Вы согласны, то издайте приказ и заключите допсоглашение с работником.
Если инициатор перевода на временную дистанционную работу работодатель, то сотрудники не должны писать заявление. В этом случае достаточно издать приказ и ознакомить с ним сотрудников.

Согласие сотрудника на перевод его на дистанционную работу.

Если есть решение властей о переводе сотрудников на удаленку в условиях пандемии коронавируса, то получать согласие сотрудника на перевод его на дистанционную работу, не нужно (абз. 14 п. 6 ст. 1 Закона № 407-ФЗ).
В этом случае издайте приказ и ознакомьте с ним сотрудников. Заключать дополнительное соглашение к трудовому договору не нужно.

Правила охраны труда при переводе на дистанционную работу.

При переводе сотрудников на дистанционную работу нужно ознакомить их с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, которые рекомендовали или предоставили. В этом случае проведите работникам инструктаж по охране труда при работе с оборудованием и средствами. Ознакомить сотрудника с правилами можно, например, путем обмена с ним электронными документами (абз. 6 п. 6 ст. 1 Закона № 407-ФЗ).
Другие обязанности по обеспечению безопасных условий труда и охраны труда работодатель соблюдать не обязан. Исключение – дополнительные условия и требования установил трудовой договор или соглашение к нему, коллективный договор, локальный нормативный акт (абз. 6 п. 6 ст. 1 Закона № 407-ФЗ).
При временном переводе сотрудников на дистанционную работу в исключительных случаях обучите сотрудников, как применять оборудование и другие средства, которые рекомендовали или предоставили. Сделать это можно с помощью аудио- или видеосвязи (абз. 13 п. 6 ст. 1 Закона № 407-ФЗ).

Электронный документооборот с сотрудниками, переведенными на дистанционную работу.

Стороны вправе обмениваться документами в электронном виде. В отдельных случаях работодатель должен использовать усиленную квалифицированную электронную подпись, а работник – аналогичную или усиленную неквалифицированную электронную подпись. Такие подписи нужны, чтобы заключить, изменить или расторгнуть:
трудовой договор;
дополнительные соглашения к трудовому договору;
договор о материальной ответственности;
ученический договор.
В остальных случаях стороны вправе использовать любые электронные подписи или взаимодействовать другим способом, который сможет подтвердить, что каждая сторона получила документ. Способы, порядок взаимодействия и сроки для подтверждения пропишите в трудовом договоре или в соглашении к нему, коллективном договоре или локальном нормативном акте с учетом мнения профсоюза (абз. 2 п. 3 ст. 1 Закона № 407-ФЗ).

Использование УКЭП в трудовых отношениях.

Использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) работодатель должен в трудовых отношениях с дистанционными работниками только в отдельных случаях (абз. 2 п. 3 ст. 1 Закона № 407-ФЗ). В отношении других сотрудников трудовое законодательство применение электронной подписи не предусматривает.
Работодатель должен использовать усиленную квалифицированную электронную подпись, а работник – аналогичную или усиленную неквалифицированную электронную подпись, чтобы заключить, изменить или расторгнуть:
трудовой договор;
дополнительные соглашения к трудовому договору;
договор о материальной ответственности;
ученический договор.

Обратите внимание! 24 апреля Президент подписал закон, который в качестве эксперимента разрешил работодателям и сотрудникам обмениваться документами в электронной форме, в том числе заключать трудовой договор и договор о материальной ответственности. Но участниками эксперимента не могут быть дистанционные работники (п. 3 ст. 3 Федерального закона от 24.04.2020 № 122-ФЗ).

Порядок возмещения сотруднику расходов на выполнение дистанционной работы.

Порядок, размер и сроки выплаты компенсаций и расходов нужно прописать в трудовом договоре или соглашении к нему, коллективном договоре, локальном нормативном акте с учетом мнения профсоюза (абз. 5 п. 6 ст. 1 Закона № 407-ФЗ).

Например, в трудовом договоре можно прописать, что работодатель обязуется:

возмещать расходы на интернет, мобильную связь на основании отчетных документов, которые представит работник, – чеков, квитанций;
выплатить компенсацию за использование личного оборудования, технических и иных средств для выполнения трудовой функции.
Компенсация. Так, работник вправе получить компенсацию, если он использует личное или арендованное:

– оборудование, например, компьютер, принтер;

– программно-технические средства, например, «1С»;

– средства защиты информации, например, антивирусные программы.

Например, работник вправе потребовать от работодателя компенсацию за износ, амортизацию компьютера (ст. 188 ТК).

Возмещение расходов. Во время дистанционной работы сотрудники несут затраты на электроэнергию, интернет и мобильную связь. При этом работник использует интернет, телефонную связь, электроэнергию не только для рабочих, но и для личных целей. Поэтому работнику нужно из счетов на оплату этих услуг рассчитать и согласовать с работодателем сумму, которая приходится на рабочее время.

Внимание! Даже если в трудовом договоре нет условия о компенсации расходов, сотрудник все равно имеет право на выплату.

Основанием для отказа может быть только условие трудового договора, в котором прямо указано, что подобные расходы работодатель работнику не компенсирует. Если такого условия нет, работодатель должен заплатить сотруднику компенсацию. Если не заплатить, работник вправе обратиться в трудовую инспекцию или суд.
За нарушение трудового законодательства грозит штраф:
руководителю от 1 до 5 тыс. руб.,
организации – от 30 до 50 тыс. руб. или приостановка деятельности до 90 суток (ст. 5.27 КоАП РФ).

Оформление прогула за отсутствие сотрудника на рабочем месте при дистанционной работе из-за коронавируса.

Чтобы уволить дистанционного сотрудника за прогул, нужно доказать, что его не было на рабочем месте или там, где работник должен находиться, больше 4-х часов подряд. В условиях эпидемии доказать прогул сложно, поскольку дистанционные сотрудники находятся дома. В этом случае сотрудника можно наказать за недоступность по определенным трудовым договором каналам связи в целях получения заданий от работодателя, а также за неполучение работодателем результатов дистанционной работы. Но не за прогул (ст. 192, 193 ТК РФ).
С 1 января 2021 года работника можно уволить, если он без уважительной причины не выходит на связь больше 2-х рабочих дней подряд. Исключение – работодатель установил более длительный срок в коллективном договоре, локальном акте, трудовом договоре или в допсоглашении к нему (абз. 8 п. 6 ст. 1 Закона № 407-ФЗ).

Внимание! Работника нельзя уволить за отсутствие на рабочем месте, если он по согласованию с работодателем выполнял свои трудовые обязанности дистанционно.

Если работник трудится в новых условиях по поручению работодателя, то считается, что стороны по факту договорились об изменении трудового договора. Поэтому соглашение нужно считать заключенным (определение Верховного суда от 16.09.2019 № 5-КГ19-106).

Особенности увольнения сотрудников на дистанционной работе.

Работодатель вправе уволить дистанционного сотрудника по общим основаниям, как и любого другого сотрудника организации (ст. 77 ТК РФ). Кроме этого, дистанционного сотрудника можно уволить еще в 2-х случаях:
когда сотрудник без уважительной причины не выходит на связь больше 2-х рабочих дней подряд. Исключение – работодатель установил более длительный срок;
когда сотрудник, работающий на дистанционке постоянно, переехал в другую местность и больше не может трудиться на прежних условиях.
Чтобы уволить дистанционного работника, выполните 5 шагов:
Направьте уведомление о расторжении трудового договора.
Издайте приказ о прекращении трудового договора о дистанционной работе по форме Т-8, которую утвердило постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1. В основании приказа укажите положение статьи ТК РФ, по которой происходит увольнение.
Направьте работнику приказ в электронном виде. Затем в течение 3-х рабочих дней с даты увольнения направьте копию приказа об увольнении по почте заказным письмом с уведомлением.
Внесите в сведения о трудовой деятельности информацию об увольнении работника (форма СЗВ-ТД).
Вышлите работнику по почте заказным письмом с уведомлением бумажную копию приказа в день увольнения, а также трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности (ч. 4, 6 ст. 84.1 ТК, абз. 8 п. 6 ст. 1 Закона № 407-ФЗ).
Ко дню увольнения дистанционный работник должен вернуть работодателю оборудование и средства, которые были нужны для работы. Если работник отказался возвращать оборудование или вернул его испорченным, то организация может взыскать с него материальный ущерб. Определите размер ущерба и запросите у работника письменное объяснение (ст. 246, 247 ТК РФ). Если сумма ущерба больше среднего месячного заработка работника, и он отказывается возмещать ущерб добровольно, то обращайтесь в суд.

Возврат к списку